委托人要求发送律师函应关注的二、三事

李长宝律师

伴随现代社会经济及人际交往关系的日益复杂，各种纠纷、矛盾多发、争议解决途径相对有限而救济成本不断提高的现实，“律师函”作为一种柔性、适用范围广泛及灵活、成本相对低廉、可控的沟通以及争议解决手段正越来越多受到当事人的青睐。

根据笔者长期的律师从业经验，很多委托人，无论是自然人还是单位，并不真正了解律师函的性质、法律功能及其可能带来风险或不利影响，集中表现为要求律师发送律师函存在随意性，将律师函错误地理解为单纯的“函”，由此带来的不利后果是要么损害了律师函的严谨性、严肃性，无法达到弥合分歧、解决争议的目的，更严重地，可能还会招致本不愿涉足的诉讼纷争，因此，有必要从委托人视角提示要求律师发送律师函的必要事项。

一、“律师函”是律师的非诉业务成果、法律文书，是重要的争议解决手段，委托律师发送律师函应与律师充分沟通、积极提供证据资料、全面评估、审慎决策

律师函一般是指律师事务所基于委托人的委托，指派律师针对特定法律事务，根据委托人陈述或提供的资料，结合法律规定向第三方进行披露和分析，旨在要求第三方履行义务，或向第三方通知相关事项、获得相关信息，或旨在引起一定法律效果的专业法律文书。

1. 律师函是律师事务所出具的法律文书

由于律师事务所是专业的律师服务提供者，其虽然基于委托人的委托而提供法律服务，但其服务活动必须符合法律规定、受到律师执业规范的约束并具备充分的独立性，而发送律师函是一项独立的非诉律师业务，律师函也是专业的法律文书，因此，律师函不同于委托人的“私函”，律师更不是委托人的“传声筒”。

现实生活中，一部分委托人，特别是个别法律顾问单位，存在“一言不合就要求发送律师函”的情况，将律师视为私力助拳者，将“律师函”视为说狠话、要挟、恫吓对方的手段，并对律师拒绝据此发送律师函的做法无法理解，这均是对律师职业、律师函性质误解的直接体现。实际上，律师函是法律文书的性质直接决定了律师函无论是事实陈述、法律分析还是最终的建议、要求都应依据充分、逻辑严密、要求合理、适当。而就事实陈述部分而言，律师函引用之事实虽未必是严格意义上的确证事实，但必须是经律师审核过的委托人提供的信息、资料所直接证明的事实，缺乏事实陈述或事实陈述无“据”可依，将直接动摇律师函的基础及有效性，反而有可能成为引爆矛盾的引信。

实践中，部分委托人由于自身的业务、经营特点，存在要求律师事务所批量发送律师函的实际需求，比如物业公司追讨欠缴物业费、金融或类金融机构追讨客户欠费等，对于此种适用标准模板的律师函，委托人更应汇同承办律师认真收集、整理每一债务人的欠付款项情况，作到欠款事实真实、准确，这是要求发送律师函的基础，否则，误发律师函或律师函内容有误将适得其反，与委托人的初衷相背离。

2. 委托人应有证据意识，将律师函视为重要的权利主张证据

律师函不仅仅是一封加盖律师事务所以及承办律师印章的函件，其更是一项律师非诉业务的成果，对外具备证据效力。委托人要求发送律师函往往是为中断给付之诉诉讼时效或者作为启动后续争诉程序的前凑，为此目的，律师函系重要的证据，为满足律师函作为一项非诉律师业务的必要流程要求，更是为保证该证据的证明效力，建议委托人特别要注意如下流程并保留好相应资料、证据：

1) 与律师事务所签署的委托发送律师函的聘请律师合同

对于常年法律顾问单位，一般也可以指令信及律师回复确认函（邮件）的方式替代聘请合同；

2) 应向律师事务所签发正式的委托书

正式的、内容明确的委托书是律师事务所代表委托人发送律师函的权利来源，是律师函有效性的基本保证，有些重要的律师函，委托书还应作为律师函的附件随函发送，因此，委托人不要嫌繁琐或麻烦，而应于律师签发律师函前向律师事务所出具正式的委托书

3. 应结合律师函发送目的与承办律师认真商讨律师函行文内容，特别是最终的“建议、要求”部分

一般地，律师函的正文部分包括事实陈述、法律分析以及建议、要求三部分，其“建议、要求”是律师函的核心，体现了委托人发送律师函的目的及核心诉求，对于要求第三人承担法律责任的律师函，由于根据不同的事实第三人承担的法律责任形式不同，此部分内容应特别慎重，既要清楚、明确，同时又要富有弹性，为进一步沟通、磋商解决争议留下必要的空间。比如，对于“消除影响”的民事责任，不同的侵权行为、侵权主体以及侵权人行业特点等均决定了“消除影响”的民事责任的承担及履行方式不同，恐怕很难由权利人单方穷尽所有消除影响方式，或者权利人单方提出的消除影响方式缺乏现实的操作性，此时，则不应在律师函中限定具体的“消除影响”的方式、方法、期限等细节。以笔者代理的电视台制作的一档新闻采访节目涉嫌侵权的案件为例，由于此档新闻采访栏目已播出，且多个知名视频网站、自媒体均进行了转载，侵权行为造成的后果持续时间较长、范围较广，那么，此种“消除影响”的方式、行为、期限如何确定？恐怕很难由权利人单方即可确定合理、适当且具备现实操作性的方案，为此，经与委托人反复沟通、斟酌，确定了就“消除影响”的责任承担方式表述为要求对方“同意采取合理、必要措施以消除侵权报道给委托人造成的负面影响；具体的消除影响方式、范围等可由贵台提出建议，经贵台与本所委托人协商后确定并执行”的表述方式；

二、对于涉及知识产权侵权的案件，在发送律师函时更应特别慎重、避免在未作好诉讼准备前仓促发送律师函而使自己被动地陷于诉讼纷争

我国最高人民法院《关于审理侵犯专利权纠纷案件应用法律若干问题的解释》第十八条规定，权利人向他人发出侵犯专利权的警告，被警告人或者利害关系人经书面催告权利人行使诉权，自权利人收到该书面催告之日起一个月内或者自书面催告发出之日起二个月内，权利人不撤回警告也不提起诉讼，被警告人或者利害关系人向人民法院提起请求确认其行为不侵犯专利权的诉讼的，人民法院应当受理。

除上述外，对于商标、版权等知识产权侵权案件，我国相关司法解释均有类似规定，也即赋予被控知识产权侵权人在符合法定条件的情况下提起确认不侵害知识产权的诉讼，根据我国最高人民法院关于印发修改后的《民事案件案由规定》的通知（2020），此类诉讼案由统一确定为“确认不侵害知识产权纠纷”，具体包括确认不侵害专利权纠纷、确认不侵害商标权纠纷、确认不侵害著作权纠纷、确认不侵害植物新品种权纠纷、确认不侵害集成电路布图设计专用权纠纷、确认不侵害计算机软件著作权纠纷，司法实践中，也存在要求确认不侵害商业秘密纠纷的案例。

因此，对于涉及知识产权侵权的案件，作为委托人的权利人在要求律师发送以要求对方停止侵权的律师函前，应务必作好如下准备工作：

1. 会同知识产权律师认真准备涉案资料，并对是否构成知识产权侵权进行审慎、认真评估；

2. 在是否构成侵权的评估结果存在疑虑的情况下，或者认为不侵权的可能性较大时，不建议发送律师函；

3. 即使经评估认为对方侵权可能性较大，也应在发送律师函前作好应对被控侵权人提起确认不侵权之诉的必要准备，特别是作好侵权证据的收集、固定，甚至于公证工作；

另外，在经生效判决确认侵权行为成立之前，任何的自我评估、第三方专业机构的评估都只是参考，均有被生效判决推翻的可能性，因此，即使委托人准备发送律师函，且已作好前述所有准备，建议委托人也只应针对被控侵权人发送侵权警告函，而不要向被控侵权人的商业合作伙伴发送此类函件，否则，将有可能在确认不构成知识产权后进一步陷入对方提出的商业诋毁的不正当竞争指控中，而使本方承担更大的损失。

总之，委托人要正确认识律师函的性质、功能，尊重律师的专业意见，并积极提供涉案资料，会同承办律师认真分析案情并结合发送律师函的目的审慎评估律师函的效能及影响，使律师函真正发辉律师事务所介入争议解决后的积极、正向作用，而非激化矛盾、甚至于使自己陷于被动。